Płatnik składek ma obowiązek obliczać, odpisywać, rozliczać a także opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia dokonywane są na aktach rozliczeniowych – zestawienie akt tyczących się określonego miesiąca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA a także załączonych do niego sprawozdań miesięcznych ( ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA ).
Oświadczenie ZUS DRA – dokument zbiorczy tyczące się wszelkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej opłaty na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP a także wypłacone w tym samym miesiącu zasiłki oraz zasiłki rodzinne i opiekuńcze.
Płatnik rozliczający opłaty wyłącznie na własne ubezpieczenie, przekazuje do Zakładu Usług Społecznych tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w niedawno złożonej deklaracji podał jako podstawę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% najmniejszego honorarium lub 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę najmniejszej podstawy wysokości składek, jest zwolniony z konieczności przedkładania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc. Osoba ta jest uwolniona od konieczności przedkładania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wówczas, kiedy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest spowodowana wyłącznie zmianą najmniejszego honorarium lub przeciętnego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek obowiązany jest wysłać deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłacić opłaty za dany miesiąc, nie później niż:
o do piątego dnia kolejnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,
o do dziesiątego dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących składkę tylko za siebie,
o do piętnastego dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe oraz imienne sporządzenia miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka deklaracji ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•cyfra w miejscu 01 oznacza czas przedkładania deklaracji
•numer deklaracji jest niemal zawsze taki sam – 01 – natomiast następne informacje charakteryzują m-c oraz rok, za który określona deklaracja była sporządzona
2. Informacje określające płatnika składek
•informacje identyfikacyjne przedstawione w deklaracji winny być identyczne z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Inne dane
•w pozycji 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 wskazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie zatrudnionych z PFRON lub budżetu państwa
•w pozycji 03 wpisana jest obowiązująca danego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych rat na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających rozliczeniu w wielkość rat na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• finalna suma składek na ubezpieczenia społeczne pozostała po obliczeniu wydanych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie przysługujących opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• rata na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym upustom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości składek ZUS
8. Zestawienie należnych opłat na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Oświadczenie dochodu (dotyczy osób, które opłacają składki wyłącznie za siebie)
11. Deklaracja płatnika opłat
• w miejscu 01 winna znaleźć się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń rozliczeniowych i poprawy tych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez okres 10 lat od daty ich przekazania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.