Wzorem dokumentu możemy mianować każdy prototyp, na zasadzie którego został utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie wyżej wspomnianego wzoru w znaczny sposób umożliwia skrócenie okresu generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość też zmniejszyć ryzyko wystąpienia omyłek w dokumencie, który stworzyliśmy.
Charakterystycznym typem dokumentu, jest dokument księgowy, który powstaje w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy poszczególnymi podmiotami bądź stronami. Powyższy akt prawny często zwany jest dowodem, gdyż na jego kanwie mamy możliwość dowodzić swoich postulatów zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontrolnym czy organem wykonawczym.
I tak oto możemy podzielić je na:
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy według nowych wymagań systematyzujących,
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają istotną rolę również jako fundament zeznania finansowego i źródło analizy finansowej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą mieć w żadnym razie przekłamań, przeróbek czy prób wymazania informacji. Dokument z takimi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.
Dowód księgowy powinien posiadać między innymi:
• Dzień, miesiąc, rok zdarzenia oraz czas wystawienia dowodu księgowego,
• Opis funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Sprecyzowany typ dowodu,
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej
• Adnotację stwierdzającą weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być przygotowany w sposób przejrzysty oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontrolnych, a także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, powinny być zapisane w walucie polskiej (przeliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.