Szablon dokumentu to podstawa dla opracowywanych później podobnych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie niektóre elementy dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy przygotowywać dokumentu za każdym razem. Używamy jego podstawowej opcji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tym przypadku przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem danego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej są nam potrzebne. Wśród nich m.in. :
- potwierdzenia zapłaty,
- faktury ,
- rachunki,
- potwierdzenie odbioru,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o dzieło.,
- umowy zlecenia,
- umowy o pracę
Do takich należą też faktury abonamentowe w księgowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie wzorca.
Szablony można, a nawet powinno się dostosowywać, by były spójne z systemem identyfikacji wizualnej własnego przedsiębiorstwa. Dlatego też kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i użycie odpowiedniego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Szablony powinny być jasne i czytelne.