Nadzorowanie rocznego zestawienia aktywów i pasywów, które się posiada jest jednym z obowiązków subiektów zarządzających przedsiębiorstwem. Powinność ta wypływa z ustawy o rachunkowości a dla subiektów nadzorujących podatkowe kpir, podstawowym aktem prawnym w niniejszym obszarze jest werdykt Ministra Finansów z 26.08.2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów poddane zostały remanentowi drogą spisu z natury, dlatego też uznaje się go za fundamentalną metodą inwentaryzacji. Celem spisu z natury, będącego jedną z postaci audytu wewnętrznego, staje się zdefiniowanie realnego stanu pokładów majątkowych (aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (pasywów), by na tej podstawie zestawić informacje rzeczywiście otrzymane w wyniku inwentaryzacji z danymi wynikającymi z ksiąg.
Obowiązek sporządzenia spisu z natury (wyrobów gotowych, materiałów (surowców) podstawowych oraz wspomagających, towarów handlowych, braków i odpadków, półwyrobów) tworzy się między innymi na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego najważniejszym celem jest ustalenie realnego przychodu osiągniętego przez płatnika podatków.
Dodatkowo istnieje kilka sytuacji, które rozpoczynają stworzenie obowiązku przeprowadzenia spisu z natury:
- Zmiana współwłaściciela albo relacji udziałów,
- Zamknięcie firmy – w takim wypadku spisem z natury należy objąć także sprzęt i umeblowanie,,
- Rozpoczęcie firmy
- Zarządzenia organu podatkowego.
O zamiarze sporządzenia spisu z natury w odmiennym czasie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia i na dzień rozpoczęcia działalności płatnicy podatkowi są zmuszeni zawiadomić w formie pisemnej właściwego kierownika skarbówki w czasie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.
Spis z natury polega na szeregowym spisywaniu elementów składowych konkretnych pól spisowych poprzez robienie odpowiednich ustaleń takich jak liczenia, pomiar wagi, mierzenia albo obliczenia w przybliżeniu ilości. Musi być udokumentowany w formie pisemnej i stworzony skrupulatnie i trwale. Przyjęło się, że powinien on posiadać poniższe informacje:
- koszt w złotych i groszach za jednostkę miary,
- sumaryczną wartość spisu z natury,
- specjalistyczne nazwanie asortymentu i innych elementów objętych zestawieniem,
- ponumerowane arkusze spisu z natury,
- datę utworzenia zestawienia,
- podpisy osób sporządzających remanent i biorących udział w spisie,,
- jednostkę miary,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- klauzulę 'Spis zakończono na pozycji…',
- ilość stwierdzoną podczas remanentu,
- wartość wypływającą z pomnożenia ilości asortymentu przez jego koszt jednostkowy
- podpis właściciela przedsiębiorstwa (wspólników).
Spis z natury, jako jedna z metod inspekcji wewnętrznej działalności, ma za zadanie ustalenie realnego zasobu majątku przedsiębiorstwa. Solidne, szczegółowe i kompletne przeprowadzenie spisu pozwala na stwierdzenie rzeczywistego wyniku finansowego, a w następstwie tego, dokonanie prawidłowych kalkulacji podatkowych.