Lista płac to jeden z najbardziej znaczących składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszelkie konieczne dane służące do wyliczenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?
Każdego miesiąca pracodawca zobowiązany jest obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku również przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje potrzebne do rocznego rozliczenia z ze skarbówką. Musi również co miesiąc obliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, rentowe, emerytalne i zdrowotne, pobrać je z wynagrodzenia, przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, t.j. np. deklaracja DRA, służąca do rozliczeń składkowych. Te informacje zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Dobrze sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy lub efektów wykonywanej pracy),
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy akordowej, prowizyjnej, zadaniowej,
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
Obowiązek sporządzania dokumentacji pracowniczej nakłada KP i Ustawa o rachunkowości. Natomiast do pobierania należnych składek i płacenia zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, zmuszają pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac umocowana prawnie jest przez:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),