W wielu firmach wykorzystuje się różnego rodzaju pojazdów, do celów związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Nie do wszystkich takich samochodów prowadzi się rozliczenie przejazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Obowiązek prowadzenia wśród zatrudnionych kilometrówki posiada zatrudniający, który w swej firmie używa pojazdów najmowanych albo którego zatrudnieni wykorzystują do pracy swoje osobiste samochody. Pojazdy, osobowe albo inne, wykorzystywane w powyższy sposób, nie mogą przewyższać ładowności 3,5 t (z wyjątkami).
W powyższy sposób nie można ewidencjonować pojazdów, stanowiących własność firmy, które liczone są jako środki trwałe, ni też pojazdów nabytych w drodze leasingu.
Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały stawki za kilometr przejechanej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały także miesięczne pułapy możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W sytuacji firm, których siedziba znajduje się na obszarze gmin, liczących do 100 tys. zamieszkałych, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Firmy w gminach powyżej 100 tys. zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Zaś w najlepszej pozycji są firmy, które położone są na terenie gmin powyżej 500 tys. zamieszkałych – mogą ich wyrobić aż 700 kilometrów. Są to wysokości narzucone z góry przez prawo, stąd też zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, mimo to zatrudniający z sektora prywatnego, muszą także uważać, by nie przewyższyć wyżej wymienionych limitów. Mają możliwość natomiast zastosować mniejsze wielkości.
Kilometrówki zwolnione są od rat na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wysokości wyżej wymienionych limitów. Jeśli będą one przewyższone, od kwoty przewyższającej, policzyć trzeba ww. ratę.
Pamiętać trzeba również o prawidłowości prowadzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się muszą:
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Następny numer wpisu,
• Pojemność silnika,
• Stawka za kilometr przebiegu,
• Dzień i cel wyjazdu,
• Charakterystykę trasy,
• Nazwisko i imię osoby korzystającej z pojazdu,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Liczba faktycznie przebytych kilometrów