W sytuacji przedsiębiorstw, które do celów swojego działania wykorzystują auta wynajmowane albo własne, winno być prowadzone rozliczenie, zwyczajowo nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w sytuacji tzw. jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana musi być zarówno wtedy, kiedy auta używane są cały czas, jak i wtedy, gdy wyłącznie sporadycznie. Ewidencja winna zawierać:
• Imię i nazwisko osoby użytkującej pojazd,
• Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Datę i cel podróży,
• Opis trasy,
• Pojemność silnika,
• Kwotę za kilometr przebiegu,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Sygnaturę pracodawcy i jego dane,
• Kolejny numer wpisu
Konieczność prowadzenia kilometrówki spoczywa na firmach używających ww. samochodów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z wyjątkami).
Wysokość stawek rozliczeniowych dla przedsiębiorstw z sektora publicznego, określana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych firmach naliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (na przykład statut honorarium).
Dla uproszczenia i sprecyzowania, prawodawca ustalił pewne limity kilometrów, które przedstawiają się następująco:
• 300 km – obszary gminne do 100 tysięcy zamieszkałych
• 500 km – obszary gminne powyżej 100 tysięcy zamieszkałych
• 700 km – obszary gminne powyżej 500 tysięcy zamieszkałych
Są jedynie dwa wyjątki w obliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna ma przypisaną wartość 1500 kilometrów miesięcznie
• Służby ratownicze i pozostałe podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie
Zatrudniający, który nie jest w strefie budżetowej, może ustalić mniejszy limit kilometrów, mimo to nie może go przekroczyć. Poniesione wydatki związane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi płacenia składek na ubezpieczenie społeczne. Składki te liczone są dopiero po przekroczeniu scharakteryzowanego prawem przydziału kilometrów, ale jedynie od kwoty przewyższającej ten limit.