Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, zwiemy urządzenie, za pomocą którego przedsiębiorca ewidencjonuje swój utarg. Utarg ten musi być ewidencjonowany przez kasę w sytuacji przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, progu lub w przypadku, kiedy przedsiębiorca zbywa wyroby alkoholowe lub wyroby tytoniowe. By mieć kasę rejestrującą, wypełniony winien być jeszcze kolejny wymóg. Odbiorcami muszą być osoby fizyczne, które nie są płatnikami podatku VAT lub rolnicy ryczałtowi.
Przy pomocy kasy rejestrującej, dokumentować można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który znajduje się na stanie sklepu. Po sczytaniu specjalnego kodu, przypisanego wyłącznie jednemu produktowi, zachodzi zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie dane powiązane z produktem (cena, nazwa, stawka PTU), kodowane są na odpowiednim paragonie. Kasa zapisuje kupno na paragonach w dwóch egzemplarzach: dla klienta oraz do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie a także muszą zawierać:
• Adres miejsca sprzedaży,
• Wartość sprzedaży oraz podatku podług ustalonych stawek,
• Numer Identyfikacji Podatkowej zbywającego,
• Liczbę sztuk sprzedanego asortymentu lub usługi,
• Łączną suma podatku,
• Numer następny wydruku,
• Datę i czas sprzedaży,
• Następny numer kasy oraz oznaczenie kasjera,
• Logo fiskalne a także numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy (kiedy mamy do czynienia z większą liczbą stanowisk),
• Następny numer paragonu,
• Łączną suma należności,
• Nazwę oraz cenę produktu lub usługi,
• Imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku
Paragon posiadać winien również specyficzną wielkość. Wysokość liter czy liczb, które się na nim pojawią, nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm, a ich liczba w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy produktu albo świadczenia – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego winna mieć 28mm lub więcej. Paragon taki winien być czytelny tak, by nabywca bez trudu mógł sprawdzić prawidłowość zrobionej transakcji.
Archiwum rachunków, w postaci rolki zapisanego papieru rachunkowego, powinno być przetrzymywane przez okres 5 lat. W razie jakiejkolwiek kontroli specjalnego organu kontroli, informacje te winne zostać udostępnione celem sprawdzenia prawidłowości tworzonej ewidencji.