Kasą fiskalną nazywamy urządzenie elektroniczne, zapisujące utarg ze sprzedaży detalicznej wraz z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy posiada każdy sprzedawca, który jest podatnikiem oraz sprzedaje swoje towary na rzecz:
• rolników ryczałtowych, dokonujących zaopatrzenia zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla gospodarstwa,,
• osób fizycznych , niebędących płatnikami podatku VAT,
• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z firmą
Sprzedawca taki winien rejestrować swój utarg za pomocą kasy rejestrującej, jeżeli przewyższy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowo powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim zasobie posiadają wyroby alkoholowe lub papierosy.
Wszystkie towary, które są na stanie sklepu, zaprogramowane są na kasie fiskalnej. Kasa zapamiętuje ich cenę, nazwę oraz wysokość PTU, za pomocą odpowiedniego znakowania (często kreskowego). Po jego sczytaniu, towar wyszukiwany jest w pamięci i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo również zmienia się stan magazynowy sklepu – zmniejsza się liczba towaru o produkt zeskanowany. Kasa rejestrująca koduje oryginał oraz kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przechowywane przez okres pięciu lat w suchym, zimnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w sytuacji nietrwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Dzień w dzień sprzedawca zmuszony jest do robienia na koniec dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia pracy i utargu z tego dnia. Raporty codzienne są kodowane w pamięci kasy fiskalnej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, zmian itp.) powinno się przechowywać przez 5 lat oraz pokazywać na żądanie adekwatnego organu kontrolującego.
Wszystkich oględzin i napraw, może dokonywać wyłącznie licencjonowany importer kas fiskalnych, posiadający niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w odpowiedniej księdze, którą także przedstawia się odpowiedniemu organowi w trakcie kontroli.
Po kupnie, kasa działa w trybie szkoleniowym, dlatego można bez najmniejszego problemu sprawdzić wszelkie jej opcje, wpisać asortyment, podszkolić siebie i zatrudnionych. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu firmy, wszelkie wprowadzane dane, kodowane są w pamięci kasy rejestrującej.