Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od każdej wypłaty. Jak poprawnie prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, które zatrudniają znaczącą liczbę pracowników. W nich ustalane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe oraz zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów przedstawiających wszelkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, informacje umożliwiające obliczenia, które posłużą do wypełnienia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane o wynagrodzeniu ( premia, płaca zasadnicza, dodatki, nagrody i inne)
- dane adresowe pracownika ( telefon, województwo, numer mieszkania, gmina, miejscowość, numer domu, kraj, kod pocztowy, poczta, powiat, ulica)
- dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy, data zawarcia)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, PESEL, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, NIP, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, nazwisko rodowe)
Lista płac
To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Powinna ona zawierać pewne stałe elementy, t.j.:
- zapis o przyznanych premiach
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- zapis o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- zapis o wynagrodzeniu brutto i netto
- nr stron
- zapis o wysokości zaliczki na pit
- miesiąc, którego dotyczy
- zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- zapis o przyznanych prowizjach
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- zapis o przyznanych nagrodach
- nazwę pracodawcy
- datę wystawienia