Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi sprzedawca trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki powinny być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że podatnicy VAT przed wydaniem produktu czy wykonaniem usługi dostają od kontrahentów część, a nieczęsto całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Na mocy art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwrotu podatku niektórym podatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Musi jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, wartość podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy a też daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz wartość kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeśli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.