Fakturą zaliczkową jest szczególny typ faktury, który wystawia się w przypadku zrobienia przedpłaty, zadatku, zaliczki albo raty, po wpłaceniu należności za powyższe. Faktury takiej nie można wystawiać później niż do 7 dnia od zrobienia częściowej wpłaty. Za każdą następną częścią wpłaty, do siedmiu dni po, musi iść również faktura potwierdzająca transakcję, nawet jeżeli asortyment nie był oddany (albo usługa wyświadczona).
Niniejszy typ faktury winien składać się z:
• Numery NIP dwóch stron,
• Wysokości naliczanego podatku oraz jej kwoty (podanej w PLN),
• Wysokość sumy fragmentu albo całej należności brutto,
• Dzień, miesiąc i rok wystawienia oraz numerację faktury,
• Dane odnoszące się do zakupionego asortymentu albo usługi (nazwa, kwota, podatek, wartość, ilość),,
• Jeśli wystawione były wcześniejsze faktury zaliczkowe, należy wyszczególnić ich daty oraz numery a także sumę wszystkich wcześniejszych zaliczek częściowych, wyrażonych brutto,
• Symbolu typu faktury (np. faktura VAT-MP),
• Informacji o kupującym oraz sprzedającym (nazwiska, imiona, adresy siedziby firm, nazwy firm)
• Dzień, miesiąc, rok otrzymania fragmentu albo całości należności, o ile nie pokrywa się ona z czasem wystawienia faktury.
Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej kwoty brutto, wtedy zbywający sporządza fakturę na zasadach ogólnych, po oddaniu towaru albo wyświadczeniu usługi. Cenę towaru albo świadczenia pomniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wysokość pobranego podatku powinna zostać pomniejszona o wcześniej naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki powinien uwzględniać też numery poprzedzających ją faktur zaliczkowych.
Jeżeli natomiast wyniknie, że faktury zaliczkowe obejmowały całą kwotę brutto, sprzedawca nie wystawia faktury po oddaniu towaru albo wyświadczeniu usługi.