Fakturą nazywamy każdy dokument handlowy, spełniający określone kryteria, dokumentujący transakcję pomiędzy zainteresowanymi stronami. Wymogami tymi są:
• Kwota transakcji – w polskim prawodawstwie podatkowym jest obowiązek zanotowania sumy transakcji zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Sprecyzowanie przedmiotu transakcji – na fakturze podana jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość rachunku potwierdzona jest przede wszystkim trzema jej składnikami: danymi o wystawiającym rachunek, dacie oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każdy rachunek, który sporządza sprzedający ma wyjątkowy, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie musi zachodzić chronologicznie,
• Dane tyczące się czasu oraz formy zapłaty – przyjęło się, że czas zapłaty charakteryzuje się w dniach od dokonania transakcji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju przyjęło się, że opłaty robi się przelewem bądź gotówką. W niektórych państwach honorowane są także czeki,,
• Dane do rozliczenia podatków – te informacje potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, według prawodawstwa polskiego, musi znajdować się informacja o wielkości podatku VAT za dany przedmiot transakcji,
• Identyfikacja stron transakcji – przeważnie na fakturze przedstawiana jest dokładna nazwa subiektów, biorących udział w transakcji, wraz z adresem ich siedziby lub oddziału
• Warunki dowozu.
Coraz częściej tradycyjny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest więc szczególnym rodzajem faktury, którą wystawiać powinni czynni podatnicy VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Bilety jednokrotnego przejazdu na przewóz osób: transportem kolejowym, samochodami, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy samolotem,
• Dokumenty za usługi bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej,
• Poświadczenie płatności za przejazd odpłatną autostradą,
• Rachunki sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki powinny być przechowywane przez pięć lat i udostępniane w przypadku inspekcji odpowiedniego organu podatkowego.