Dokumenty firmowe są najważniejszym elementem prowadzenia księgowości. Sporządzając ją trzeba kierować się nie tylko narzuconymi normami, ale także wytycznymi rozporządzeń i ustaw. W jaki sposób poprawnie konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?
Faktury
Polskie przepisy prawne dopuszczają możliwość sporządzania sześciu rodzajów faktur:
- faktury korygującej
- faktury VAT
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury zaliczkowej
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyframi i słownie
- dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok sprzedaży , a także, jak również datę wystawienia oraz nr następny faktury wraz z jej typem
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- imiona oraz nazwiska albo nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
- NIP nabywcy i sprzedawcy
- jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub rodzajów wykonanych usług
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- nazwę towaru lub usługi
- stawki podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
Oficjalne pisma
Wszystkie pisma oficjalne, sporządzane przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać muszą też wszelkie informacje, które posłużą do identyfikacji danej firmy i osoby sporządzającej pismo, czyli:
- nazwę i adres firmy
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- telefon kontaktowy