Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Jak długo przechowuje się dokumentacje firmową?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, danych osobowych, przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez osobę pracy u danego płatnika.
Dokumenty podatkowe
W myśl Ustawy o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty , a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na 3 grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:
- Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty potwierdzające kwotę należnych składek – należy je archiwizować przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (też te wysłane drogą elektroniczną)
- Dokumenty zgłoszeniowe – czyli mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - należy archiwizować przez cały okres funkcjonowania przedsiębiorstwa, ponieważ ZUS może je sprawdzić nawet po 50 latach od ich powstania.
- Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszystkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.