Przyjęcie i wydanie magazynowe powinno być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak więc wyglądają prawidłowo sporządzone dokumenty magazynowe?
Ruchy w magazynie urzeczywistniane są za pomocą dokumentów:
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Musi on zawierać takie informacje jak:
- na co ten towar będzie przeznaczony
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
- jednostkę miary
- podpis osoby , która przyjmuje towar
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- unikatowy nr dokumentu
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- rodzaj transportu towaru
- podpis osoby , która dostarcza towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- pochodzenie towaru
- jaka jest cena jednostkowa towaru
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru musi być odpowiednio udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Powinien on posiadać takie informacje jak:
- łączną wartość towaru
- ilość
- jednostkę miary
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- unikalny numer dokumentu
- podpis osoby odbierającej towar
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- podpis osoby wydającej towar
- cenę jednostkową
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Inne wyżej wymienione dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.