Delegacją są wszelakie zobowiązania finansowe, przysługujące zatrudnionemu, który słany jest w wyjazd służbowy poza miejsce swojej pracy. Delegacje możemy podzielić na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Normy mówią również o tak zwanych jazdach lokalnych, które mogą być wykonywane w obszarze miejscowości, w której stworzone jest świadczenie pracy albo w ramach stałego miejsca pracy. Mimo to ten typ wyjazdów nie uprawnia zatrudnionego do dostania świadczenia pieniężnego.
W ramach świadczeń, które otrzymać może pracownik z tytułu delegacji, przyznawane są:
• Diety – świadczenia związane z większymi potrzebami podczas wyjazdu służbowego,
• Zwrot kosztów – przejazdu, wyżywienia, zamieszkania
W najkorzystniejszej sytuacji znajduje się pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie zagadnienia powiązane z delegacją, regulowane są w niniejszym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie mogą być mniejsze, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być za to wyższe.
Niestety nie jest tak w przypadku osób zatrudnionych na umowę o dzieło bądź zlecenie. Kwestie powiązane z delegacjami nie ustalają przepisy prawa pracy, a jedynie umowa albo załącznik do umowy sporządzanej z pracodawcą. Dlatego też wysokość świadczeń pieniężnych może być niższa, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy zatrudnieni, szczególnie - często podróżujący własnymi samochodami, mogą także rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń pieniężnych za delegacje jest stała, niezależna od wyjeżdżonych kilometrów.
Podstawą do uznania podróży jako delegacji, stanie się w powyższych przypadkach sprecyzowanie miejsca pracy zatrudnionego. Wszelkie wyjazdy poza wyżej wymienione miejsce, uznane winny zostać za delegacje służbowe.
Od niniejszej zasady, są dwa wyjątki. Pierwszy – gdy osobą, udającą się w delegację, jest właściciel firmy, prowadzący działalność gospodarczą. W tym przypadku nie ma on nad sobą osoby, która mogłaby ustalać oraz koordynować kwestie powiązane z wyjazdem. Dlatego też, wszelkie wyjazdy służbowe liczone są w koszt prowadzenia działalności gospodarczej.
Drugim odstępstwem od reguły natomiast jest sytuacja, w której do czynienia mamy z pracą kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których praca z założenia polega na częstych wyjazdach poza siedzibę firmy. W takich sytuacjach pracodawcy posiadają możliwość uwzględnienia w umowie miejsca pracy bardzo szeroko na przykład „cała Polska”, „Unia Europejska” albo nazwa województwa. Taki typ zapisu uwalnia ich niniejszym z obowiązku świadczenia na rzecz pracownika kolejnych korzyści materialnych powiązanych z podróżami.