Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie honorarium dla zatrudnionych obejmujący wszystkie opłacone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Należycie sporządzona lista płac ułatwia poprawne sporządzenie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego.
Do sporządzenia listy płac potrzebne nam są inne dokumenty takie jak: rejestr czasu pracy, wiadomość o przyznanych składnikach dodatkowych., umowa o pracę Prawidłowo sporządzona lista płac winna posiadać następuje elementy:
- nazwę pracodawcy,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę wynagrodzenia - ma on istotny wpływ na ustalenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS i podatku,
- datę sporządzenia listy płac,
- oznaczenie listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób przygotowujących listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń najkorzystniej aby na liście płac widniały wszystkie składniki wynagrodzeń a nie tylko podana suma brutto
- podpis i data pracownika w przypadku wypłaty wypłacanego gotówką. Zatrudniający jest w stanie w ten sposób zabezpieczyć się przed ewentualnymi konfliktami dotyczącymi terminowości wypłat pensji.
Listy płac nie wykożystuje się przy rozliczaniu umów cywilnoprawnych. Umowy takie winny być rozliczane na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym mieć na uwadze, że w przypadku kontroli, PIP ma prawo zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.