Harmonogram czasu pracy musi określać tryb pracy zatrudnionego. Gdy plan czasu pracy uwzględniony został w statucie a pracownicy nie posiadają obiekcji do dnia i godziny świadczenia pracy, nie jest konieczne sporządzanie harmonogramu. Zaś w sytuacji, gdy organizacja pracy nie ma charakteru stałego jest on niezbędny. Błędne określanie planu czasu pracy oznacza łamanie przepisów tyczących się czasu pracy i jest wykroczeniem podlegającym karze pieniężnej.
Częsta błędy robione w rozkładzie czasu pracy:
• brak harmonogramu czasu pracy,
• niezamieszczenie szczegółowej informacji o pracy w niedzielę i święta
Harmonogram trybu pracy zatrudnionego, wykonującego pracę w niedzielę i święta, obowiązkowo zawierać musi adnotację, który z dni wolnych jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto. Inaczej bowiem rozlicza się pracę w dni ustawowo wolne a inaczej dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe ustalenie ilości dni pracy w tygodniu
Fundamentalną zasadą trybu pracy pracownika jest norma statystycznie 5-dniowego tygodnia pracy. Równa się to z tym, że liczba dni w poszczególnych tygodniach może być różna. Należy mieć na uwadze jednak, aby w ogólnym rozliczeniu za czas rozliczeniowy przeciętna liczba dni pracy nie przekraczała pięć.
Ustalając plan czasu pracy mieć na uwadze należy pozostawienie 35-godzinnego, niezmąconego odpoczynku tygodniowego.
• brak rozkładu pracy na cały czas rozliczeniowy
Czas rozliczeniowy jest czasem, w trakcie którego zatrudniający dokonuje rozliczenia czasu pracy zatrudnionych. Nie jest możliwe, szczególnie w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie planu pracy na konkretne jego etapy. Ułatwiłoby to pracodawcy ominięcie przepisów o czasie pracy a w efekcie na przykład pominięcie przymusu wypłaty honorarium za godziny nadliczbowe.
• nieprawidłowe ustanowienie liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach
Ilość godzin pracy w konkretnych miesiącach może się nieznacznie różnić. Istotne jest, aby całościowy wymiar trybu pracy w czasie rozliczeniowym był zgodny.
• niezachowanie co najmniej 35-godzinnego nieprzerwanego wypoczynku
Od tej zasady istnieje jednak wyjątek w sytuacji, gdy czas rozliczeniowy kończy się w środku tygodnia pracy. Odpoczynek, o jakim mowa, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, czyli 7 następujących dni, zaczynając od nowego czasu rozliczeniowego. Jeśli więc czas rozliczeniowy ukończy się przed minięciem 7 dni, to nie będziemy mieli w niniejszym przypadku do czynienia z pełnym tygodniem pracy i wypoczynek zatrudnionemu nie przysługuje.
• nieprawidłowe zmiany rozkładu pracy
Modyfikacja rozkładu czasu pracy możliwa jest tylko w szczególnych sytuacjach. Są nimi nieprzewidziane przypadki, takie jak zapewnienie zastępstwa w przypadku choroby lub wypoczynku na żądanie innego zatrudnionego.
Zmiany nie są możliwe, gdy mają na celu zawężenie pracy nadliczbowej, w takiej sytuacji będzie to próba obejścia przepisów o czasie pracy.