Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Powinność tą nakłada na nas kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.
Przepisy szczegółowo precyzują, w jaki sposób powinno się zbierać i przechowywać akta pracownicze. Wyróżniamy trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty powiązane z ubieganiem się o posadę
W skład tych dokumentów wchodzą:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający wiadomości następującej terści: dodatkowe uprawnienia i umiejętności, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, ukończone kursy i szkolenia, : dane osobowe i kontaktowe |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi, opisanym doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami i szkoleniami, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi kontaktowymi
- dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności pożądane do objęcia proponowanego stanowiska pracy
- wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o przebytych kursach bhp;
- dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile taka sytuacja miała miejsce);
- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
- oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub modyfikacji tych warunków w innej procedurze;
- zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
- kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Ustanie zatrudnienia W tym miejscu musimy gromadzić wszystkie zaświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy, tj. :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
- odpis świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
- potwierdzenie dokonania czynności w związku z zajęciem zapłaty za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz zaświadczeń dotyczących nie wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop,
- podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w przypadku ustania stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
- orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po rozwiązaniu stosunku pracy.
Sposób przechowywania Dokumentacja pracownicza winna być archiwizowana w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu lub w placówce przedsiębiorstwa. Należy je ułożyć chronologicznie i ponumerować tak, by bez problemu można było je znaleźć. Ponadto jesteśmy zmuszeni chronić je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, akta pracownika, w tym dotyczące czasu zatrudnienia i wynagrodzenia za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od ustania przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS precyzuje podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Firma po likwidacji ma opcję przeniesienia dokumentów pracownika do wyspecjalizowanego archiwum .