Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest prowadzenie dokumentacji, powiązanej z zatrudnieniem oraz akt osobowych zatrudnionych. Znaczy to, iż każdy jeden pracodawca, niezależnie od specyfikacji prawnej prowadzonej działalności oraz liczby przyjętych do pracy pracowników, otwiera oraz prowadzi, niezależnie dla każdego pracownika, akta osobowe.
Dokładne reguły prowadzenia dokumentacji zatrudnionych opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z daty 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sytuacjach powiązanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu koordynowanie akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Pracodawca zakłada i nadzoruje odrębnie dla każdego zatrudnionego akta osobowe, składające się z 3 części:
• A – zawiera dokumenty zgromadzone w powiązaniu z ubieganiem się o pracę
• B – skupia dokumenty tyczące się powstania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
• C – gromadzi dokumenty powiązane z ustaniem pracy danej osoby
Część A - akta składowane w związku ze staraniem się o pracę, jest to tak zwany katalog danych osobowych.
Akta, których pracodawca może żądać od kandydata, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z dnia 28.05.1996 r. w sprawie obszaru koordynowania dokumentów w kwestiach powiązanych z zatrudnieniem i sposobu nadzorowania akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• akty potwierdzające umiejętności zawodowe, wymagane do wykonywania konkretnej pracy,
• wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
• zaświadczenie medyczne potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku,
• świadectwa zatrudnienia z byłych miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty poświadczające etapy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odmiennych przepisów.
Osoba starająca się o pracę ma możliwość ponadto przedstawić z własnej inicjatywy inne akta, takie jak akty i dyplomy potwierdzające jej kompetencje i umiejętności biznesowe, zaświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Należy pamiętać, że zatrudniający przetrzymuje w dokumentach osobowych zatrudnionego wyłącznie kopie albo odpisy przedstawianych dokumentów. Oryginałów trzeba chcieć wyłącznie do wglądu albo w zamyśle sporządzenia duplikatu albo odpisu.
Część B – dokumenty dotyczące wywiązania stosunku pracy.
Po skończeniu trybu naboru, pracodawca ma możliwość żądać, od osoby już zatrudnionej, podania, oprócz danych, które zdobył w trakcie starania się o zatrudnienie, także dodatkowych danych. Fundamentem jest art. 221 § 2 Kodeksu Pracy. Podstawowym dokumentem, jaki tworzy pracodawca, gdy zaweźmie decyzję o zatrudnieniu kandydata jest umowa o pracę. Jeśli ponadto określił pracownikowi obszar jego obowiązków, to trzeba go także przechowywać w tej części dokumentów osobowych. W tej części powinny się także znaleźć:
• potwierdzenie zatrudnionego z prośbą o przelewanie wypłaty na konto bankowe,
• potwierdzenie dotyczące podniesionych kosztów osiągnięcia wpływów,
• pisemne poświadczenie zaznajomienia się zatrudnionego z istotą regulaminu pracy, informacją pracowniczą, zawartością przepisów i zasad BHP, zakresem danych objętych tajemnicą służbową,
• zawiadomienie dotyczące równego traktowania,
• oświadczenie zatrudnionego – posiadającego dzieci o konieczności albo braku konieczności wykorzystywania praw macierzyńskich czy ojcowskich, prawach zatrudnionego , pod którego opieką pozostaje dziecko do lat czterech, prawach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat 14,
• PIT-2,
• oświadczenie medyczne powiązane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• deklaracja o zakazie pracy u konkurencji, jeśli została podpisana,
• kwestionariusz osobowy dla zatrudnionego,
• zaświadczenie o ukończeniu koniecznego szkolenia BHP,
• dokumenty powiązane oddaniem środków pracownikowi, podnoszeniem umiejętności pracowniczych, nagrodami-karami porządkowymi, obniżonym formatem trybu pracy albo odrębnym rozłożeniem trybu pracy.
Mogą tu także znaleźć się dokumenty dotyczące oddania pracownikowi wypoczynku macierzyńskiego lub ojcowskiego albo nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części danych osobowych – tak też tutaj – zebrane akta muszą być ułożone uszeregowane i ponumerowane.
Część C – dokumenty powiązane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:
• orzeczenie o wymówieniu albo rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• duplikat wydanego świadectwa pracy,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.